kopjes-thee_2262924

‘Volgende week? Vergeet het maar. De hele week zit vol planningsgesprekken’, verzuchtte een opdrachtgever vorige week. Al sinds jaar en dag worden in de meeste organisaties regelmatige, gestructureerde gesprekken tussen leidinggevenden en medewerkers gevoerd. Functioneringsgesprekken, jaargesprekken, plannings-, voortgangs- en resultaatgesprekken. Hoewel de benaming verschilt, gaat het steeds om hetzelfde idee: er moet communicatie plaatsvinden! En dat gaat niet vanzelf, kennelijk.

In de 25 jaar dat ik in het vak zit, ontmoet ik voortdurend weerstand van alle kanten tegen dit soort gesprekken. ‘Waar is dat nou voor nodig?’. Als betrekkelijk onervaren trainer heb ik vroeger vaak een lans gebroken voor die gesprekken. Ik kon niet begrijpen wat mensen tegen een goed gesprek zouden kunnen hebben. In mijn eigen bedrijf ervoer ik de kwartaalgesprekken met mijn eigen leidinggevende altijd als stimulerend en nuttig.

Als interimmanager zag ik het ineens genuanceerder. De theorie zegt dat je ook met een baliemedewerker die al 23 jaar bij burgerzaken zit een gesprek over competenties en ambitie moet hebben. In de praktijk merkte ik dat die formele, vooraf strak gestructureerde gesprekken inderdaad vaak niet zoveel toevoegen aan wat we beiden toch al wisten en eerder uitgesproken hadden. Dan maar overslaan?

In veel organisaties bestaat een verfijnde procedure voor personeelsgesprekken, ‘ondersteund’ met formulieren, formats of andere verplichte vormen. Een dergelijke procedure kan zomaar het zicht op de inhoud en het belang van die gesprekken ontnemen. Hoewel het een taboe is om te zeggen dat de gesprekken geen zin hebben, merken we dat het toch al geringe enthousiasme voor dergelijke gesprekken zowel onder medewerkers als onder leidinggevenden de laatste jaren nog verder tanende is.

En dat is zonde. Vaste gespreksmomenten hebben zin, ook als leidinggevende en medewerker al lang samenwerken. Praten, echte communicatie met medewerkers is de kerntaak van de leidinggevende. In de praktijk is dat helemaal niet vanzelfsprekend. Het is daarom verstandig om na te denken over hoe jaargesprekken weer katalysator kunnen zijn van communicatie in plaats van een rituele dans tussen betrokkenen. Structuur helpt daarbij, vooral als die behulpzaam en niet dwingend is. Stap af van verplichte formulieren. Stap af van een te formeel voorbereidingstraject. Bezin je op onderwerpen die relevant zijn en het bespreken waard. Maatwerk is het devies. Maatwerk, toegesneden op de medewerker. Iedere medewerker heeft opvattingen en gedachten over de organisatie en het eigen werk. Weinig managers lukt het om die ideeën op een constructieve manier te bespreken en om te zetten in verbetering. Daar valt nog een wereld te winnen.